Quản lý xe doanh nghiệp là một nghiệp vụ quản lý mà rất nhiều công ty bỏ qua trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tuy nhiên, việc quản lý xe doanh nghiệp tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều các chi phí cũng như có một lộ trình di chuyển cho nhân viên đi công tác một cách tối ưu và đảm bảo an toàn. Hãy cùng TNK tìm hiểu sâu hơn về quy trình cho một chuyến xe đi công tác cũng như cách quản lý xe doanh nghiệp hiệu quả.
Lập kế hoạch lịch trình xe đi công tác
Ghi nhận các yêu cầu đặt xe nội bộ của nhân viên đi công tác.
Khi nhân viên trong công ty có nhu cầu cần xe đi công tác trong một doanh nghiệp. Nhân viên đó sẽ gửi biểu mẫu nhằm yêu cầu đặt xe đi công tác. Bộ phận quản lý sẽ tiếp nhận thông tin, nếu mục đích yêu cầu sử dụng xe đi công tác hợp lý thì bộ phần quản lý sẽ duyệt yêu cầu và tiến hành đặt xe cho nhân viên.
Mẫu đặt xe đi công tác thông thường bao gồm các nội dung: tên nhân viên đặt xe, ngày giờ đi công tác, bộ phận/ phòng ban, điểm đón, điểm đi và điểm đến, mục đích đi công tác, và các thông tin cần thiết khác,…
Xác định các yêu cầu và mục tiêu của chuyến đi
Trong công việc đặt xe đi công tác, mục đích của chuyến đi là điều rất quan trọng. Bộ phận quản lý xe sẽ dựa trên mục đích của chuyến đi để có thể duyệt yêu cầu đặt xe của nhân viên hay không.
Việc đặt xe phải được yêu tiên theo mức độ quan trọng hoặc mục đích của chuyến đi. Mục đích của chuyến đi công tác càng rõ ràng, càng quan trọng thì mức độ ưu tiên sử dụng xe càng lớn. Ngược lại nếu mục đích của chuyến đi không rõ ràng, không quan trọng thì bộ phận quản lý sẽ không duyệt yêu cầu đó.
Ghi nhận điểm đón, điểm đến cũng như lộ trình di chuyển
Khi yêu cầu đặt xe nội bộ đã được duyệt, bộ phận quản lý sẽ ghi nhận các thông tin như thời gian, điểm đón, điểm đi và các thông tin liên quan khác. Khi đã xác định được các thông tin trên, bộ phận này sẽ sử dụng một số công cụ để lập kế hoạch lộ trình di chuyển nhằm tối ưu thời gian, tiết kiệm các chi phí cũng như dự báo thời gian, tiến độ công tác.
Sắp xếp tài xế – phương tiện và chuẩn bị lịch trình
Sau khi đã ghi nhận các thông tin, bộ phận quản lý tiếp tục lên kế hoạch sắp xếp tài xế cũng như phương tiện cho các chuyến đi công tác. Bộ phận quản lý sẽ chủ động liên hệ với tài xế để nhận nhiệm vụ. Khi đã nhận nhiệm vụ, tài xế sẽ kiểm tra xe có đảm bảo an toàn hay không, nếu xe đủ điện kiện di chuyển thì có thể xác nhận lệnh
Việc sắp xếp xe cũng như sắp xếp tài xế cho chuyến đi công tác cũng đòi hỏi tư duy trong công việc. Bộ phận quản lý phải tối ưu được việc sử dụng xe bằng cách ghép nhiều chuyến công tác trên cùng một xe
Theo dõi và đánh giá chuyến đi
Theo dõi và đánh giá chuyến đi là công việc cuối cùng cũng rất quan trọng của bộ phận quản lý xe doanh nghiệp. Khi lệnh đang được diễn ra, bộ phận quản lý xe trong doanh nghiệp sẽ thực hiện nhiệm vụ theo dõi tiến độ chuyến đi nhằm giải quyết các vấn đề khi có sự cố xảy ra. Bộ phận quản lý xe nội bộ có thể sử dụng các công cụ để theo dõi lịch trình di chuyển một cách dễ dàng như phần mềm định vị xe doanh nghiệp, phần mềm đặt xe nội bộ,…
Sau khi hoàn thành chuyến đi, bộ phận quản lý xe doanh nghiệp sẽ tiếp nhận các thông tin về chuyến đi như thông tin các chi phí, hiệu suất lái xe của tài xế, thời gian kết thúc chuyến đi,… Dựa trên các thông tin này, bộ phận quản lý xe doanh nghiệp sẽ đánh giá chuyến đi và có thể đưa ra các báo cáo chi tiết về chuyến công tác.
Một số nhiệm vụ của bộ phận quản lý xe doanh nghiệp
Tối ưu kế hoạch sử dụng xe đi công tác
Bộ phận quản lý xe doanh nghiệp cần phải có các chiến lược sử dụng xe đi công tác một cách hiệu quả. Bộ phận quản lý xe doanh nghiệp cần sắp xếp xe sao cho phù hợp với cung đường di chuyển, có thể ghép nhiều chuyến công tác trên cùng một xe nếu trên cùng một cùng đường và trên cùng một thời thời gian. Mặt khác, bộ phận này phải đảm bảo rằng phương tiện phải trong tình trạng an toàn cũng như luôn sẵn sàng di chuyển khi nhân viên đặt xe cần sử dụng.
Việc quản lý tốt lịch trình di chuyển cũng như kế hoạch sử dụng xe đi công tác sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí nhờ vào việc ghép chuyến. Một tài xế có thể chở nhiều nhân viên đi công tác trên cùng một xe, tối ưu chi phí sử dụng xe và tối ưu lịch trình di chuyển.
Bảo dưỡng trong quản lý xe doanh nghiệp
Trong các nghiệp vụ quản lý xe doanh nghiệp, nghiệp vụ bảo dưỡng cũng là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu. Việc quản lý bảo trì – bảo dưỡng tốt sẽ giúp cho đội xe hoạt động trơn tru, tránh các tình trạng rủi ro không đáng có xảy ra khi xe di chuyển.
Bộ phận quản lý xe doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các xe đều được bảo dưỡng đúng định kỳ bao gồm kiểm tra hệ thống phanh, kiểm tra lốp xe, thay dầu, thay nhớt, kiểm tra nhiên liệu,… Lợi ích của việc bảo dưỡng sẽ giúp phương tiện hoạt động trơn tru, tăng tuổi thọ của xe, giảm đi các chi phí sửa chữa cũng như đảm bảo an tài cho tài xế cũng như người sử dụng xe,…
Trong quản lý xe doanh nghiệp, việc bảo dưỡng định kỳ xe cũng cần được thực hiện song song với việc theo dõi tình trạng của xe. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, việc theo dõi tình trạng xe theo thời gian thực khá dễ dàng nhờ vào việc sử dụng hệ thống giám sát GPS hoặc hệ thống quản lý vận tải của TNK.
Quản lý tài xế
Quản lý tài xế trong doanh nghiệp là một khâu thiên về quản lý con người. Bộ phận quản lý xe doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tài xế phải được trang bị các kiến thức, kỹ năng và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Tài xế phải được hỗ trợ đào tạo các nghiệp vụ cơ bản, quy trình làm việc, nề nếp tác phong của công ty.
Bộ phận quản lý cũng cần phải đưa ra các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của tài xế bao gồm: tác phong làm việc, mức tiêu thụ xăng dầu, vi phạm giao thông, phản hồi của nhân viên hoặc từ khách hàng,… Dựa trên những tiêu chí trên, bộ phận quản lý có thể đưa ra đánh giá cũng như các mức thưởng phạt nhằm tạo động lực cho tài xế cũng, đảm bảo tính minh bạch trong công việc
Quản lý các chi phí xe đi công tác
Chi phí xe đi công tác là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Chính vì thế các chi phí xe đi công tác cũng cần phải quản lý, kiểm soát chặt chẽ. Bộ phận quản lý xe phải có một chiến lược quản lý chi phí xe đi công tác hiệu quả sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được rất nhiều ngân sách. Sau đây là các chi phí thông thường cần được quản lý chặt chẽ trong một chuyến đi công tác.
Chi phí xăng dầu: chi phí xăng dầu một chi phí chiếm tỷ lệ khá cao trong toàn bộ quá trình đi công tác. Chính vì thế bộ phận quản lý phải có kế hoạch sử dụng và theo dõi việc sử dụng nhiên liệu của tài xế. Hiệu quả sử dụng xăng dầu cũng là yếu tố để bộ phận quản lý có thể đánh giá phong cách làm việc của tài xế.
Chi phí bảo dưỡng: Bộ phận quản lý cần có kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng định kỳ một cách cụ thể, tránh phát sinh những rủi ro không đáng có. Việc quản lý tốt lịch trình bảo trì – bảo dưỡng sẽ giúp cho phương tiện ít hư hao, đảm bảo tuổi thọ lâu dài của xe.
Chi phí cầu đường và sửa chữa: Bộ phận quản lý xe doanh nghiệp cần phải có các chiến lược nhằm đảm bảo tính minh bạch trong khâu quản lý các chi phí này. Các chi phí cầu đường, chi phí đỗ xe, chi phí sửa xe cần phải có hình ảnh để đối chiếu tránh các tình trạng gian lận không đáng có.
Các chi phí khác: Trong quá trình di chuyển, có thể phát sinh ra những chi phí khác như chi phí vi phạm giao thông, chi phí phạt đỗ xe, chi phí đo tình huống khẩn cấp, chi phí do thay đổi kế hoạch công tác,… Các chi phí chủ yếu đến từ tài xế thì phần lớn tài xế sẽ là người chịu trách nhiệm và bồi thường.
Các khó khăn khi quản lý xe doanh nghiệp bằng phương pháp thủ công
Hiện nay, trong doanh nghiệp khâu quản lý xe nội bộ thường được quản lý bằng phương pháp thủ công. Chính vì thế mà việc quản lý xe doanh nghiệp cũng trở nên phức tạp khi bộ phận quản lý khó tối ưu được lịch trình di chuyển cũng như khó kiểm soát được các chi phí khi xe đi công tác. Việc quản lý xe doanh nghiệp bằng thủ công thường gây ra các vấn đề sau:
Đối với bộ phận quản lý xe doanh nghiệp
- Bộ phận quản lý khó kiểm soát được các chi phí, không rõ ràng minh bạch vì không có hình ảnh để minh chứng các chi phí.
- Mọi chi phí về nhiên liệu, sửa chữa, khấu hao phương tiện,… được tổng hợp – thống kê rất khó khăn, khiến cho việc báo cáo chi tiết về chi phí cũng trở thành phức tạp
- Bộ phận quản lý xe doanh nghiệp không nắm bắt được lịch trình xe di chuyển khi không có các công cụ hỗ trợ.
- Không có sự liên kết giữa các bộ phận đặt xe với tài xế, mọi thông tin phải thông qua bộ phận quản lý xe doanh nghiệp làm mất thời gian của mọi người.
- Khó tổng hợp các thông tin để tối ưu việc thực hiện ghép nhiều chuyến công tác trên cùng một xe
Đối với tài xế
- Tài xế không nắm bắt được thông tin di chuyển, cũng như thông tin người đặt xe một cách rõ ràng.
- Khó liên hệ với người đặt xe bởi vì phải thông qua bộ phận quản lý mới có được thông tin nhân viên.
- Tài xế không nhớ được thời gian bảo trì – bảo dưỡng xe khiến cho phương tiện di chuyển gặp vấn đề.
Đối với nhân viên
- Hay bị tình trạng trùng lịch đặt xe khi đi công tác, làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Không biết được tình trạng và vị trí hiện tại của xe, mất thời gian trong việc chờ đợi sự xác nhận từ bộ phận quản lý xe doanh nghiệp
- Thiếu tính linh hoạt khi chuyến công tác có sự thay đổi hoặc hủy bỏ lịch đặt xe.
Giải pháp công nghệ – Tối ưu việc quản lý xe doanh nghiệp
Nhìn thấy được những khó khăn trong việc quản lý xe bằng thủ công, giải pháp công nghệ phần mềm đặt xe nội bộ được ra đời nhằm hỗ trợ tối ưu việc quản lý xe doanh nghiệp. Sau đây là các lợi ích khi áp dụng giải pháp công nghệ vào trong quản lý xe doanh nghiệp.
Đối với bộ phận quản lý xe doanh nghiệp
- Dễ dàng quản lý nắm bắt các thông tin công tác cũng như các chi phí của chuyến đi
- Phê duyệt lệnh đặt xe một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm đặt xe nội bộ khi có internet
- Lưu trữ các thông tin hình ảnh về chi phí, tài xế, phương tiện để dễ dàng kiểm chứng và đối chiếu
- Nắm bắt được vị trí của xe, theo dõi lịch trình di chuyển của xe giúp bộ phận quản lý xe doanh nghiệp có thể chủ động ở mọi tình huống.
- Hệ thống tự động hóa các thống kê – báo cáo chi tiết về chi phí đi đường, khấu hao phương tiện, nhiên liệu,…
Đối với tài xế
- Tài xế có thể biết trước được các thông tin di chuyển rõ ràng, chủ động chuẩn bị phương tiện và các yêu cầu cần thiết.
- Tính năng cảnh báo kỹ thuật khi đến hạn giúp tài xế có thể bảo trì -bảo dưỡng xe đúng thời hạn. Đồng thời chủ động thông báo khi xe đang thực hiện việc bảo trì – bảo dưỡng
- Tài xế có thể chủ động liên hệ với người đặt xe mà không cần thông qua bộ phận quản lý xe doanh nghiệp.
- Tài xế ghi nhận mọi thông tin chuyến đi và tạo báo cáo ngay trên app. Tiết kiệm thời gian cho tài xế và các bên liên quan
Đối với người sử dụng
- Kết nối trực tiếp giữa người dùng với mọi bộ phận thông qua mạng internet.
- Có một kế hoạch di chuyển rõ ràng với các thông tin: lộ trình, thời gian xuất phát, dự kiến thời gian đến nơi,…
- Hạn chế tình trạng trùng lịch đặt xe, tối ưu việc sử dụng xe khi có thể thực hiện nhiều lệnh ghép chuyến công tác trên cùng một xe
- Tính năng đánh giá chuyến đi giúp cho bộ phận quản lý đưa ra các chiến lược để cải thiện hiệu suất cũng như tính chuyên nghiệp của tài xế.
Qua các thông tin trên, chúng ta có thể thấy được việc quản lý xe doanh nghiệp là một công việc không hề đơn giản. Bên cạnh đó việc quản lý xe doanh nghiệp bằng phương pháp thủ công lại khiến cho bộ phận quản lý trở nên quá tải và khó kiểm soát. Với sự phát triển của chuyển đổi số, phần mềm đặt xe nội bộ ra đời như một chìa khóa giải quyết tất cả các vấn đề mà bộ phận quản lý xe đang gặp phải. Nhờ có hệ thống phần mềm quản lý xe mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí cũng như tối ưu việc sử dụng xe, qua đó đem lại rất nhiều tiện lợi cho người dùng sử dụng và cho bộ phận quản lý xe
Công ty TNHH Giải pháp và Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
