Hiện nay, khi mà sự nhanh chóng và tiện lợi được đặt lên hàng đầu, khi mọi doanh nghiệp đều muốn nhân sự mình có được sự tiện lợi và thoải mái trong quá trình đi công tác cũng như là làm việc trên văn phòng.
Để giải quyết vấn đề đó, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm đặt xe như là một ứng dụng tiện ích giúp nhân viên có thể dễ dàng đặt xe gặp khách hàng và đối tác. Vì thế, hãy cùng Đặt Xe Nội Bộ tìm hiểu về cách mà phần mềm đặt xe hỗ trợ doanh nghiệp quản lý lịch trình di chuyển của đội xe, cũng như quản lý đầy đủ các hồ sơ chi phí của chuyến đi và nhiều tiện tính năng khác.
Phần mềm đặt xe nội bộ là gì?
Ban đầu, việc quản lý đặt xe thường được thực hiện bằng các phương pháp thủ công, như ghi chép trên giấy hoặc sử dụng các bảng tính Excel, và nhân viên muốn được đặt xe bắt buộc phải chờ cấp trên duyệt. Những phương pháp này tiêu tốn quá nhiều thời gian, rất dễ gây ra nhầm lẫn và cũng không được bảo mật an toàn.
Vì thế , phần mềm đặt xe là một hệ thống công nghệ được lập trình, với mục tiêu giúp các doanh nghiệp quản lý cũng như là lên kế hoạch di chuyển một cách hiệu quả và tiện lợi cho nhân viên. Một số tính năng nổi bật của phần mềm là giúp nhân viên có thể dùng phương tiện đi công tác một cách dễ dàng, người quản lý có thể dễ dàng quản lý đội xe của mình và cuối cùng là lưu trữ các thông số chi phí mà xe phát sinh trong chuyến.
Các tính năng của phần mềm đặt xe nội bộ
Phần mềm đặt xe được lập trình với nhiều tính năng tiên tiến nhằm tối ưu hóa quy trình đặt xe cho nhân viên cũng như giúp quản lý, điều phối đội xe doanh nghiệp dễ dàng hơn. Những tính năng này giúp tự động hóa quy trình đặt xe và thậm chí đơn giản hóa các tác vụ hàng ngày mà doanh nghiệp cần. Với công cụ mạnh mẽ của phần mềm đặt xe như việc giám sát, lưu trữ các giấy tờ giúp cải thiện hiệu suất vận hành của doanh nghiệp.
Dưới đây là những tính năng nổi bật của phần mềm đặt xe, minh chứng cho sự tiện lợi và hiệu quả mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp.
Đặt xe nội bộ cho nhân viên
Như đã nói ở trên, việc doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên mình phương tiện di chuyển hiệu quả và tiện lợi là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng suất và sự hài lòng trong công việc.
Thêm vào đó, nhân viên cũng có thể theo dõi trạng thái phương tiện trên màn hình điện thoại vị trí, thời gian dự kiến mà phương tiện sẽ đến. Việc này giúp nhân viên sắp xếp được thời gian đến gặp đối tác của mình, tăng tính chuyên nghiệp cho nhân viên và doanh nghiệp, đồng thời giảm được sự lo lắng trong việc sắp xếp phương tiện di chuyển.
Sử dụng phần mềm đặt xe khiến doanh nghiệp quản lý đội xe đơn giản hơn, khi mà có thể kịp thời đáp ứng được việc di chuyển của nhân viên một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa được việc sử dụng xe đúng với mục đích ban đầu.
Quản lý quãng đường và chi phí nhiên liệu của tài xế
Một trong những vấn đề khó kiểm soát nhất là việc doanh nghiệp không thể biết được tài xế sử dụng phương tiện có chuyên nghiệp không. Khi việc sử dụng phương tiện đi sai quãng đường sẽ làm tăng lượng nhiên liệu tiêu thụ, đồng thời khiến thời gian đến địa điểm lâu hơn.
Vì thế sử dụng phần mềm đặt xe để kiểm soát chặt chẽ quãng đường di chuyển và lượng nhiên liệu tiêu thụ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được chi phí nhiên liệu, đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ nâng cao hiệu suất lái xe của đội ngũ tài xế.
Doanh nghiệp có thể dựa trên các báo cáo về chuyển đi và đưa ra các đánh giá hiệu suất làm việc của từng tài xế và xe, từ những dữ liệu đó doanh nghiệp có thể đưa ra các đánh giá cải thiện hiệu suất làm việc và tạo thêm động lực cho tài xế thực hiện tốt hơn.
Quản lý chi tiết phương tiện và loại nhiên liệu
Người quản lý đội xe nên nắm rõ thông tin về phương tiện mà doanh nghiệp sở hữu, vì việc nắm rõ như vậy sẽ biết được phương tiện nào cần sửa chữa và sử dụng loại nhiên liệu để phương tiện luôn trong tình trạng tốt nhất. Nhưng người quản lý sẽ gặp khó khăn khi có quá nhiều loại phương tiện khác nhau.
Phần mềm đặt xe với tính năng ghi nhận toàn bộ lịch sử bảo dưỡng và sửa chữa của từng xe, bao gồm thêm các ghi chú về quãng đường đã đi, ngày thực hiện và chi phí – loại nhiên liệu mà phương tiện đã đỗ.
Người quản lý đội xe có thể truy cập những thông tin này trên phần mềm, những thông tin trên phần mềm này sẽ giúp dễ dàng quản lý hơn, khi phần mềm đặt xe cũng lưu lại toàn bộ thông tin chi tiết về từng phương tiện, bao gồm các thông tin đăng ký, hãng sản xuất và các thông tin kỹ thuật khác.
Đặt xe công tác mọi lúc, mọi nơi
Nhiều nhân viên sẽ phải trường hợp cần phương tiện đi gặp đối tác hoặc khách hàng nhưng lại không có phương tiện phù hợp và cũng không nắm rõ được thời gian mà phương tiện đến đón. Đôi khi do vị trí quá xa nên nhân viên không thể đặt được phương tiện cần thiết, khiến việc đi công tác bị trì trệ.
Hiểu được như vậy, mục tiêu chính của phần mềm đặt xe là có thể giúp nhân viên đặt xe dễ dàng hơn khi cần tìm kiếm phương tiện đi công tác. Chỉ cần cài đặt phần mềm đặt xe như những ứng dụng thông thường, nhân viên có thể lên kế hoạch đặt xe trước những chuyến công tác, đảm bảo việc di chuyển luôn đúng giờ và chuyên nghiệp.
Việc nhân viên có thể đặt xe công tác mọi nơi mọi lúc là giải pháp quan trọng giúp góp phần nhân cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu di chuyển linh hoạt của doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ thấy được sự chu đáo của doanh nghiệp trong việc chuẩn bị cũng như góp phần vào chiến lược phát triển toàn diện và bền vững.
Theo dõi chi tiết các mức chi phí của xe
Một trong những vấn đề quan trọng trong việc quản lý đội xe là người quản lý phải nắm rõ các mức chi phí mà chuyến đi đó đã tiêu. Những chi phí đó có thể là chi phí về xăng dầu, chi phí cầu đường, hoặc là các chi phí phát sinh khác như là vá vỏ, ăn uống, giao thông,…
Vì việc hiểu rõ và quản lý chặt chẽ các chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm và kiểm soát tốt hơn về tài chính, tránh tình trạng lãng phí và tiết kiệm chi phí.
Phần mềm đặt xe nội bộ có tính năng lưu trữ các tập tin, hình ảnh và các thông tin về chuyến đã đi trên hệ thống phần mềm. Người quản lý có thể truy cập vào khu vực lưu trữ của phần mềm, dựa trên những thông tin trên đó để phát hiện những sai sót trong chi phí của từng chuyến đi và đưa ra các kế hoạch tài chính phù hợp hơn.
Gia tăng hiệu suất của nhân viên
Cuối cùng, với những tính năng trên phần mềm đặt xe nội bộ như là một giải pháp thông minh trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và góp phần cải thiện công việc của nhân viên.
Khi mà phần mềm đặt xe có thể giúp nhân viên tìm kiếm phương tiện khi cần thiết trong thời gian gấp rút một cách nhanh chóng và tiện lợi. Người quản lý cũng có thể dễ dàng quản lý lịch trình và giám sát vị trí của phương tiện. Ngoài ra, cũng có thể biết được chi tiết về loại phương tiện cũng như dễ dàng tổng hợp các báo cáo về chi phí của chuyến đi.
Phần mềm đặt xe như là một công cụ hữu dụng trong việc giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất của nhân viên mình. Khi việc tiết kiệm thời gian, đề cao sự hài lòng của nhân viên cũng như là tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp được đặt lên hàng đầu.
Tóm lại, phần mềm đặt xe là một công cụ hỗ trợ toàn diện cho các vấn đề quản lý xe nội bộ của doanh nghiệp. Phần mềm với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, chỉ cần những thao tác đơn giản là có thể áp dụng ngay vào doanh nghiệp.
Liên hệ chúng tôi ngay để trải nghiệm demo phần mềm miễn phí, với sự hỗ trợ 24/7 liên tục trong quá trình sử dụng!
Công ty TNHH Giải pháp và Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
