Để đảm bảo một lịch trình công tác hiệu quả cho nhân viên, bộ phận quản lý đặt xe nội bộ trong công ty cần vận hành một cách tối ưu và khoa học. Hãy cũng TNK tìm hiểu về sâu hơn nghiệp vụ đặt xe nội bộ cũng như kiến thức về việc trong quản lý sử dụng xe.
Đặt xe nội bộ là gì?
Đặt xe nội bộ là quá trình đặt xe, tổ chức sử dụng phương tiện phục vụ cho nhu cầu di chuyển, công tác trong một doanh nghiệp. Quy trình quản lý đặt xe nội bộ bao gồm các nội cơ bản: yêu cầu kế hoạch sử dụng xe, phê duyệt xác nhận kế hoạch sử dụng xe, phân bổ xe, theo dõi và giám sát kế hoạch, thống kê chi phí di chuyển (công tác), quản lý bảo dưỡng kỹ thuật của xe.
Quy trình cơ bản đặt xe nội bộ trong doanh nghiệp
Nghiệp vụ quản lý đặt xe nội bộ được hiểu đơn giản là công việc phân bổ, sắp xếp phương tiện khi có nhân viên trong công ty có nhu cầu đặt lịch sử dụng phương tiện hoặc đi công tác. Tuy nhiên nghiệp vụ quản lý quản lý đặt xe nội bộ không chỉ dừng lại ở đó, nghiệp vụ này còn phải đòi hỏi người quản lý phải tính toán nhằm tối ưu hiệu quả sử dụng phương tiện, tiết kiệm các chi phí và đảm bảo an toàn.
Nhân viên đặt xe
Quá trình bắt đầu khi nhân viên đề đơn đặt xe đi công tác bao gồm một số thông tin cơ bản như ngày giờ, điểm đi, điểm đến, điểm đón, mục đích sử dụng xe,… Sau khi bộ phận quản lý xe nhận được đơn, bộ phần tiến hành kiểm tra mục đích sử dụng xe có hợp lý hay không và phê duyệt yêu cầu sử dụng xe. Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của công việc, công việc nào quan trọng hơn sẽ được bộ phận quản lý xe ưu tiên.
Quản lý phê duyệt và sắp xếp xe
Bộ phận quản lý đặt xe nội bộ không chỉ dừng lại ở việc phê duyệt yêu cầu sử dụng xe mà còn phải tối ưu hóa việc sử dụng xe sao cho hợp lý. Xe được phân bổ một cách hợp lý dựa trên nhu cầu thực tế của người đề đơn. Bộ phận quản lý đặt xe nội bộ có tối ưu việc này bằng cách có thể ghép nhiều chuyến công tác trên cùng một xe. Việc bộ phận quản lý đặt xe nội bộ tối ưu được quá trình đặt xe là vô cùng quan trọng bởi vì có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho công ty.
Tài xế bảo trì – bảo dưỡng xe
Một công việc khác cũng không kém phần quan trọng trong quản lý đặt xe nội bộ đó chính là bảo dưỡng kiểm tra xe định kỳ. Công việc này quan trọng bởi vì nó liên quan đến an toàn của nhân viên sử dụng xe, tránh các tính trạng rủi ro không đáng có xảy ra. Bộ phận quản lý đặt xe nội bộ phải đảm bảo rằng phương tiện di chuyển luôn trong trạng thái tốt nhất, trước và sau mỗi chuyến đi cần được kiểm tra kỹ lưỡng để kịp thời xử lý các vấn đề kỹ thuật. Hơn thế nữa việc bảo dưỡng kỹ thuật tốt trong đặt xe nội bộ sẽ giúp tăng tuổi thọ của xe giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí sửa chữa
Xem lại báo cáo hành trình
Cuối cùng, đó chính là khâu báo cáo và phân tích việc quản lý đặt xe nội bộ. Bộ phận quản lý đặt xe nội bộ đưa ra báo cáo hằng tuần, hằng tháng về việc sử dụng phương tiện như: chi phí công tác, chi phí bảo dưỡng, chi phí xăng dầu. Ngoài ra, bộ phận quản lý đặt xe nội bộ có thể đưa ra những quan điểm, đánh giá về nhân viên, tài xế trong kế hoạch sử dụng phương tiện từ đó đưa ra các quyết định, cải tiến trong việc sử dụng xe trong công ty. Từ những thông tin mà bộ phận đặt xe nội bộ, nhà quản lý có thể đánh giá, dự báo các lỗ hỏng tiềm ẩn đồng thời đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời, tránh thất thoát không đáng có
Phần mềm đặt xe nội bộ – Tối ưu hiệu suất sử dụng xe cho doanh nghiệp
Thực trạng nghiệp vụ đặt xe nội bộ trong doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay, thị trường kinh tế ngày càng cạnh tranh khốc liệt, mọi doanh nghiệp đều muốn tối đa hóa các chi phí nhằm tăng khả năng cạnh tranh. Ở khâu nghiệp vụ quản lý đặt xe nội bộ cũng vậy, doanh nghiệp luôn muốn tối đa hóa chi phí cũng như tôi ưu hiệu suất sử dụng phương tiện.
Trước đây, việc quản lý đặt xe nội bộ thường được quản lý bằng thủ công. Từ văn bản gửi yêu cầu cho đến người phê duyệt đều được quản lý một cách thủ công, khiến cho việc kiểm soát phương tiện cũng như nhân viên có nhiều lỗ hổng bất cập như: không kiểm soát được chi phí công tác, chi phí nhiên liệu, không quản lý được các thông tin điểm đi và điểm đến, đặt xe bị trùng dẫn đến trì hoãn công tác, không đủ xe để nhân viên đi công tác vì ko tối ưu được việc ghép chuyến,…
Nhưng hiện nay, với sự phát triển của công nghệ số, phần mềm đặt xe nội bộ được ra đời nhằm giải quyết được các khó khăn trên. Việc phần mềm số đặt xe nội bộ ra đời như là một bước ngoặt mới trong quản lý doanh nghiệp và đặc biệt trong quản lý đặt xe nội bộ. Với công nghệ số, toàn bộ các khâu trong đặt xe nội bộ đều được quản lý trên hệ thống phần mềm. Chỉ cần có internet, mỗi phòng ban đều có thể đặt xe mà không sợ bị trùng lịch, nhà quản lý có thể ghép chuyến công tác khi nhân viên có cùng cung đường, mọi thông tin đều được lưu trữ và tự động hóa trên phần mềm giúp cho việc báo cáo một cách dễ dàng,..
Lợi ích của phần mềm đặt xe nội bộ
Lợi ích mang lại cho người dùng
Phần mềm đặt xe nội bộ giúp người dùng tối ưu được việc sử dụng phương tiện trong doanh nghiệp và tránh tình trạng trùng lịch đặt xe khi đi công tác đồng thời có thể thực hiện ghép nhiều chuyến công tác của các nhân viên trên cùng một xe. Ngoài phần mềm đặt xe nội bộ sẽ giúp người dùng lên kế hoạch di chuyển một cách rõ ràng bao gồm lộ trình di chuyển, thời gian xuất phát và thời gian dự kiến đến nơi, thông tin của tài xế, đánh giá tài xế,…
Lợi ích cho nhà quản lý
Phần mềm giúp nhà quản lý có thể quản lý chi tiết các thông tin công tác và các chi phí liên quan đến chuyến đi nhân viên, tránh các tính trạng gian lận không đáng có. Cùng với tính năng đánh giá chuyến đi giúp người quản lý có thể đánh giá hiệu suất và cải thiện tính chuyên nghiệp của tài xế.
Ngoài hệ thống phần mềm đặt xe nội bộ tự động thống kê báo cáo chi tiết về chi phí đi đường, nhiên liệu, khấu hao phương tiện,… giúp nhà quản lý có thể chủ động đánh giá mà không cần nhân viên tổng hợp. Ngoài ra với tính năng lưu trữ các thông tin và hình ảnh liên quan đến chuyến đi trên hệ thống phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm chứng, đối chiếu và xác thực.
Giải pháp cho tài xế
Phần mềm đặt xe nội bộ giúp tài xế có thể biết được lộ trình di chuyển rõ ràng, địa điểm cần đi đến của nhân viên, qua đó tài xế có thể chuẩn bị, kiểm tra phương tiện cũng như lượng nhiên liệu cần thiết cho chuyến công tác, tránh các tình trạng rủi ro không đáng có. Phần mềm cũng giúp tài xế kết nối trực tiếp giữa tài xế, nhân viên và nhà quản lý thông qua mạng internet, mọi thông tin cần đều được mọi người cập nhật trên hệ thông, tài xế chỉ cần xác nhận lệnh và thực hiện.
Một lợi ích khác cũng khá hay đó là tài xế chủ động liên hệ với nhân viên đặt xe mà không cần qua trung gian bởi các thông tin của người đặt xe đều được thể hiện trên phần mềm. Hơn nữa, tính năng ghi chú giúp tài xế chủ động hơn trong việc thông báo khi xe đang thực hiện bảo trì – bảo dưỡng. Sau khi hoàn thành chuyến công tác, tài xế không cần phải ghi nhận đầy đủ thông tin di chuyển công tác thủ công mà chỉ cần cập nhật trên phần mềm thì hệ thống sẽ tự động hóa các báo cáo trên app cho người quản lý giúp mọi người tiết kiệm được rất nhiều thời gian với độ chính xác cao.
Liên hệ sử dụng Phần mềm Đặt xe nội bộ
Nói tóm lại, nghiệp vụ quản lý đặt xe nội bộ không đơn giản như chúng ta nghĩ và phải qua nhiều khâu phức tạp. Mặt khác nếu quản lý tốt nghiệp vụ này không chỉ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, tối ưu hóa việc sử dụng xe trong công ty mà còn đảm bảo an toàn cho tất cả nhân viên và nâng cao hiệu quả công việc. Đây cũng là một nghiệp vụ không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào, đặc biệt là doanh nghiệp có đội xe đưa rước nhân viên đi công tác…
Hơn thế nữa, qua bài viết chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ vào trong việc quản lý ngày nay là một điều tất yếu. Trong mọi lĩnh vực, mọi khâu của công việc, doanh nghiệp cần phải đổi mới để kịp thời bắt kịp với xu thế thế giới. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, doanh nghiệp nào mạnh dạn đổi mới chuyển đổi số đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đó đã nâng cấp quy trình quản lý làm khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Quý Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong vấn đề phân bổ xe cho nhân viên đi công tác, vui lòng liên hệ với chúng tôi để trải nghiệm bản demo giải pháp phần mềm Đặt xe nội bộ hoàn toàn miễn phí.
Công ty TNHH Giải pháp và Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
